Операционная эффективность по-китайски: как превратить бизнес-тур в управленческий проект

Почему одни компании возвращаются из Китая с готовыми решениями для бизнеса, а другие — только с фотографиями современных заводов? Своим опытом организации бизнес-туров и работы с китайскими предприятиями поделилась Анастасия Валова. Она рассказала, как превратить поездку в полноценный управленческий проект: с серьёзной подготовкой до вылета, осмысленной работой во время визита и интеграцией изменений после возвращения.

В основе такого подхода — простой принцип: ехать нужно не смотреть завод, а искать ответ на конкретную проблему своей компании. От этого зависят программа визита, состав делегации, вопросы и дальнейшие решения после возвращения.

Впечатление не равно пониманию

Китай интересен для изучения операционной эффективности прежде всего своим масштабом. Здесь сосредоточены крупнейшие производственные мощности, плотные промышленные кластеры, поставщики оборудования, электроники и цифровых систем.

Но важно понимать: увидеть результат — не значит увидеть механизм.
Можно посмотреть на робота и не понять, как менялся бизнес-процесс до его внедрения. Возможно, раньше на этом участке работали восемь человек, а возможно — три. Возможно, операция вообще отсутствовала и появилась только после перестройки процесса.
Можно увидеть цифровой экран, систему светофоров или управленческую панель, но не понять, какие решения принимаются на основе этих данных. Именно в этом проходит граница между экскурсией и обучением.
Поэтому при предварительной оценке поездки необходимо получить ответ на основной вопрос: предусматривает ли программа объяснение механизма, который привел предприятие к показанному результату?

Важно узнать:

• через какие процессы компания пришла к решению;
• какие показатели она отслеживала;
• какие управленческие и кадровые решения принимала;
• какие трудности возникли при внедрении;
• что происходило, если результат отклонялся от целевого.

Если участникам готовы показать только готовую систему, это витрина. Если готовы объяснить её эволюцию, перед ними появляется материал для настоящего бенчмаркинга.

Смотреть нужно не на объект, а на систему

Завод сам по себе не является ответом на вопрос, как сделать такое же решение у себя. Ответ находится в том, как на предприятии устроена операционная система.
При посещении площадки важно смотреть на процессы и показатели, управление отклонениями, работу с поставщиками и качеством, данные и ежедневную управленческую дисциплину.
Особенно показателен контроль качества. При выборе китайского производителя важно понять, как работает отдел технического контроля. Одна ситуация — когда проверкой занимаются два человека, которые просвечивают упаковки фонариками и отправляют их дальше на транспортировку. Другая — когда у предприятия есть собственная служба контроля и лаборатория, где нормируются показатели, хранятся тестовые образцы и определены зоны нормативных значений.

Наличие оборудования тоже само по себе ещё ничего не говорит. Важно понимать, какие правила и процессы делают результат повторяемым каждый день.
Одинаковые действия дают одинаковые результаты. Если компания пришла к работающей норме, нужно выяснить, что именно было стандартизировано, какие действия являются обязательными и как сотрудники реагируют на отклонения.

Семь направлений анализа предприятия
Время посещения завода почти всегда ограничено. Обычно у делегации есть два-три часа, иногда — четыре. За это время невозможно одинаково глубоко изучить всё предприятие.
Поэтому ещё до визита нужно определить, что именно участники хотят увидеть. Здесь можно выделить семь основных направлений анализа.

Производственный поток

Нужно проследить движение материала от сырья до готового продукта и понять, где возникают простои, узкие места и ручные операции.
Важно смотреть не только на отдельные участки, но и на связи между ними: как движется материал, где появляются простои, что происходит при отклонении показателей или несоответствии сырья требованиям качества.

Планирование

Следует понять, как формируется производственный план и как между собой связаны продажи, закупки, производство и склад.
Особенно полезно выяснить, как предприятие синхронизирует спрос и производственные возможности, управляет запасами и реагирует на изменение заказов.

Контроль качества

Необходимо увидеть, где и как проверяется качество, что происходит после обнаружения дефекта и кто принимает решение по отклонению.
Здесь важно изучать не только финальную проверку, но и всю систему предупреждения ошибок.

Оборудование

Отдельным объектом анализа может стать само оборудование: его производители, причины выбора, управление простоями, профилактическое обслуживание и показатели общей эффективности.
Некоторые компании приезжают на несколько однотипных предприятий именно для того, чтобы сравнить оборудование и понять, почему заводы выбрали те или иные решения.

Склад и логистика

Китайские предприятия работают с большими потоками продукции, поэтому здесь особенно полезно изучать адресное хранение, точность остатков, упаковку, отгрузку и связь склада с производством.

Данные и управление

Следует выяснить, какие данные собираются автоматически, какие показатели видит руководитель и какие решения принимаются на их основе.
Важно также понять, как проходят ежедневные совещания и как устроена система управления отклонениями.

Люди и ответственность

Автоматизация не отменяет организационной структуры. Нужно увидеть, какие сотрудники отвечают за конкретные функции, почему одни операции переданы системе, а другие по-прежнему выполняются людьми
Иногда именно кадровые и управленческие решения объясняют эффективность технологии лучше, чем её технические характеристики.
Не обязательно изучать все семь блоков одинаково подробно. Если не выбрать приоритет, велика вероятность вернуться без конкретного результата.

Как отличить рабочую площадку от витрины

Первый признак полезного визита — принимающая сторона готова говорить не только об успехах, но и о трудностях внедрения.
Если компания ограничивается демонстрацией предприятия, делегация обычно общается с презентационной командой. Ей показывают фасад и напоминают, что нельзя фотографировать или трогать оборудование. При узкоспециализированных вопросах выясняется, что нужного специалиста на встрече нет.
В хорошо подготовленном визите у участников есть доступ к операционным сотрудникам, которые действительно решали задачу и могут объяснить, как всё происходило на практике.

Второй признак — разговор идёт на языке конкретных показателей. Участникам готовы рассказать, что было до внедрения, что изменилось, какой эффект был получен и за какой срок.

Третий признак — предприятие показывает не только финальную систему, но и управление отклонениями. Понимание, что происходит, если что-то идёт не так, часто даёт больше информации, чем демонстрация работающей линии.

Известность предприятия сама по себе не гарантирует ценности. Иногда региональный завод, который развивается на собственные средства, может быть полезнее крупной площадки с практически несопоставимым объёмом инвестиций.

Не всё, что работает в Китае, можно скопировать

Одна из частых реакций после посещения передового предприятия — желание купить такую же систему или полностью повторить увиденную модель.
Но китайский опыт нельзя копировать без учёта контекста.
Многие решения работают благодаря масштабу производства, плотной промышленной экосистеме, доступности поставщиков и уровню инвестиций. Если у другой компании нет сопоставимых условий, прямое копирование может не дать результата.
Поэтому любую практику нужно проверять по нескольким критериям:

• понятен ли контекст её применения;
• есть ли измеримый эффект;
• известны ли условия масштабирования;
• можно ли перенести решение в другую страну и другую компанию;
• сопоставимы ли необходимые инвестиции;
• готова ли собственная операционная система к внедрению.

Эффективная практика отличается не только хорошим результатом, но и возможностью понять, при каких условиях этот результат воспроизводится.

Подготовка начинается задолго до вылета

Хороший бизнес-тур начинается не в аэропорту. До поездки нужно пройти несколько подготовительных шагов.
Прежде всего необходимо определить задачу. Посмотреть что-нибудь интересное — это не задача. Нужно заранее понять, какую проблему компания хочет решить.
Затем следует выбрать показатели, по которым будет оцениваться ценность решений. Это может быть производительность, срок изготовления заказа, точность планирования, уровень запасов или процент брака.
Эффективнее всего будет анализировать те показатели, которые связаны с узкими местами собственного предприятия. То, что работает недостаточно хорошо внутри компании, и нужно изучать на образцовой площадке.

После этого формируются гипотезы, подбираются подходящие объекты и готовятся вопросы. В Китае вопросы принято заранее направлять принимающей стороне — как минимум за месяц до визита. Предприятие должно понимать глубину и характер предстоящего разговора.
Вопросы не должны быть абстрактными. Примеры конкретных вопросов:

• как выглядел процесс до внедрения;
• почему было выбрано именно это решение;
• какие ошибки возникали;
• какие ограничения пришлось учитывать;
• как менялись показатели;
• как готовили сотрудников;
• кто отвечал за результат.

Состав делегации также зависит от цели поездки. Если компания изучает оборудование или готовится к переоснащению, вместе с руководителями стоит брать технологов и инженеров. Пока топ-менеджеры обсуждают показатели, инженер может оценить компоновку, расстояния, проходы и требования к установке оборудования.

Отдельный вопрос — перевод. Качество перевода напрямую влияет на отношение к делегации. Переводчик должен владеть отраслевой лексикой, понимать технические аспекты бизнеса и учитывать китайскую деловую культуру. Его задача — не сократить длинный вопрос до двух фраз, а точно передать смысл и при необходимости смягчить риторику.

Выводы нужно фиксировать сразу

После посещения нескольких предприятий впечатления начинают смешиваться. Поэтому выводы нужно фиксировать во время поездки.
После каждого визита полезно записывать:

• какую задачу решает увиденная практика;
• какие решения показались полезными;
• насколько они применимы в компании;
• можно ли их воспроизвести;
• какие инициативы возникли;
• какие дальнейшие действия нужны в отношении предприятия.

Формат не принципиален. Это может быть общая таблица, заметки менеджера или аудиозапись обсуждения по дороге к следующему объекту. Главное — не откладывать фиксацию до возвращения.

После возвращения работа только начинается

После возвращения необходимо отделить впечатления от применимых решений и ответить на несколько вопросов:

• какие процессы действительно были полезны;
• какие приоритеты появились;
• кто будет отвечать за внедрение;
• какой пилот нужно запустить;
• как будет рассчитываться эффект;
• как решение встроится в существующую систему управления.

Эффективность поездки можно оценить только в связи с исходной задачей.
Если компания ехала решать производственную, закупочную, управленческую задачу или задачу качества, после внедрения необходимо сравнить выбранные показатели с исходным уровнем.

Если после поездки не появляются конкретные инициативы, пилотные проекты и решения, встроенные в систему управления, оценить её эффективность практически невозможно. В таком случае бизнес-тур останется статьёй расходов, хотя при правильном подходе мог бы стать инвестицией в операционное развитие компании.

Главный вопрос, который важно держать в голове на протяжении всего бизнес-тура: что конкретно изменится в нашей компании благодаря тому, что мы увидели?

Чтобы поездка принесла практический результат, к ней необходимо подходить системно. Недостаточно выбрать известные предприятия и составить насыщенную программу. Важно заранее определить задачи и показатели, подготовить вопросы, подобрать состав делегации, распределить роли и договориться о формате фиксации выводов. После возвращения наблюдения необходимо перевести в конкретные инициативы, назначить ответственных и определить, какие решения стоит проверить в пилотном формате.

Мы подготовили практический чек-лист для подготовки и проведения референс-визитов и Gemba-туров. Он поможет структурировать работу до поездки, сосредоточиться на главном во время посещения предприятий и не потерять ценные идеи после возвращения.

Чтобы получить чек-лист, заполните заявку.

Готовы пройтись по цеху и увидеть операционное совершенство в действии?
Присоединяйтесь к Гемба-туру и вдохновляйтесь тем, как ведущие компании организуют свою ежедневную работу.